Förderkreis
Bodensee - Naturmuseum e.V.
 
 
 
 

Datenschutz

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, unter welchen Voraussetzungen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen aufgrund der Regelungen zum Datenschutz zustehen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich vor dem Hintergrund der Umsetzung Ihrer Mitgliedschaft im Förderkreis Bodensee-Naturmuseum e.V. Dabei beschränken wir uns auf den notwendigen Umfang von Daten, die für eine ordnungsgemäße Mitgliedsverwaltung notwendig sind.

Wir sind gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet, Sie über folgende Punkte zu informieren:

1.) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und wer hat Einsicht in die personen-bezogenen Daten:

  • Schatzmeister: Heinz-Peter Frech, Buhlenweg 9, 78467 Konstanz, Telefon 07531/15553
  • Erste Vorsitzende: Dr. Tina Romer, Konstanz, Telefon 07531/88-3124 als Vertreterin des Schatzmeisters

Für die laufende Mitgliederverwaltung ist ausschließlich der Schatzmeister verantwortlich. In unserer passwortgeschützten und ausschließlich offline geführten Mitgliederdatenbank, auf die nur der Schatzmeister und im Vertretungsfall der 1. Vorsitzende Zugriff haben, werden die Mitgliederdaten zusammengefasst und bereit gehalten, um einen Überblick über die Mitglieder-Entwicklung zu haben sowie für die Zahlung des Mitgliedsbeitrags. Die Datei wird nach jeder Veränderung auf einem externen Datenträger gesichert. Dieser befindet sich an einem nur dem Schatzmeister bekannten Ort und ist nur diesem zugänglich. Dieser gibt nur in folgenden Fällen die personenbezogenen Daten wie folgt weiter:

  • In Vertretung und bei Interesse dem 1. Vorsitzenden
  • Einmal im Jahr den beiden gewählten Kassenprüfern zur Prüfung der Zahlungsvorgänge
  • Zusendung der passwortgeschützten Datei an einen Mitarbeiter des Bodensee-Naturmuseums zum ausschließlichen Versand von Einladungen im Rahmen der Vereinsarbeit und zum Versand von Newslettern, sofern Sie diesem Versand zugestimmt haben . Hierfür wird jeweils eine Verpflichtungserklärung nach § 5 des BDSG zur Wahrung des Datengeheimnisses geschlossen.

2.) Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht erforderlich, da maximal vier Personen Einsicht in die personenbezogenen Daten haben.

3.) Art der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten ausschließlich von Ihnen erhaltene Kategorien personenbezogener Daten. Das sind:

  • Namen und Adresse. Das Eintrittsdatum ergibt sich aus dem Mitgliedsantrag. (Für die Mitgliederverwaltung zwingende Voraussetzung)
  • Telefonnummer, email-Adresse (Dies sind freiwillige Angaben. Die Nichtnennung hat keine negativen Folgen für die Mitgliedschaft)
  • Zahlungsdaten im Zusammenhang mit dem Mitgliedsbeitrag

4.) Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Beitrittserklärung mit den personenbezogenen Daten und Ihre evtl. Zahlungsdaten aufgrund eines SEPA-Lastschriftmandats werden papierhaft in einem Ordner geführt. Diese personenbezogenen Daten werden zusätzlich in einer EDV-Datei geführt, um eine bessere Übersicht über die Mitglieder und die bezahlten Mitgliedsbeiträge zu haben.

5.) Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen

Ihre Daten verarbeiten wir ausschließlich zur Erfüllung der vereinsrechtlichen Verpflich­tungen, und z.B. für aufsichtsrechtliche Vorgaben und wir beachten handels- und steuer-rechtliche Aufbewahrungspflichten.

6.) Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Empfänger und Verarbeiter Ihrer Daten sind die unter Nr. 1 beschriebenen Personen. Darüber hinaus müssen auf Anforderung bzw. Prüfung gesetzliche Mitteilungspflichten gegenüber Behörden (z.B. Amtsgericht, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) erfüllt werden.

7.) Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, soweit und solange wir dazu nach allgemeinen Vorschriften (z.B. Steuerrecht und Abgabenordnung) verpflichtet sind. Wir löschen Ihre Daten in der EDV-Datei, sobald sie für die Vereinsarbeit nicht mehr nötig sind. Das ist der Ablauf des Geschäftsjahres, indem Sie Ihre evtl. Kündigung ausgesprochen haben und die darauf folgende Mitgliederversammlung, die den Jahresabschluss genehmigt.
Ihr papierhafter Mitgliedsantrag und Ihre Zahlungsdaten und evtl. Schriftverkehr werden in einem extra Ordner aufbewahrt, in dem Ansprüche gegen unseren Verein geltend gemacht werden können (Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt 3 bis zu 30 Jahre, Aufbewahrungs-fristen ergeben sich nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung mit bis zu 15 Jahren). Mit Entfallen der rechtlichen Verpflichtungen werden Ihre personenbezogenen Daten vernichtet. Der Ordner befindet sich in einem abzuschließenden Schrank und ist nur dem Schriftführer zugänglich.

8.) Betroffenenrechte

Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten können Sie unter der Punkt 1 genannten Adressen verlangen.
Ihre personenbezogenen Daten und Einwilligungen können Sie jederzeit und kostenlos widerrufen. Dies gilt für alle Ihre Daten, die nicht für ein ungekündigtes Mitgliederverhältnis zwingend notwendig sind. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Berichtigung, die Löschung, und die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen. Ihren Widerruf richten Sie bitte an den 1. Vorsitzenden des Vereins.
Sie können sich mit einer Beschwerde an den 1. Vorsitzenden des Vereins oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist in Baden/Württemberg:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Königstr. 10a, 70173 Stuttgart

Konstanz, 20.10.2018